Jak zorganizować konferencję?

fot. sxc.hu Przygotowanie spotkania dla większej liczby osób jest czasochłonne i trudne. Konieczne jest zastosowanie się do kilku porad, które usprawnią organizację i sprawią, że konferencje na pewno się uda. Przeczytaj poniższe porady, aby dowiedzieć się jak zorganizować konferencję. Zatem jak zorganizować konferencję, by odbyła się sprawnie, szybko i o czasie? Dokładnie ustal datę i godzinę, miejsce oraz długość trwania konferencji. Uczestnicy muszą wiedzieć ile czasu przygotować na spotkanie oraz na którą godzinę odłożyć inne plany, niezwiązane z twoją konferencją. Zadbaj o miejsce konferencji. Jeżeli już coś organizujesz, dopnij wszystko na ostatni guzik. Wynajmij odpowiednią salę, określ wystrój pomieszczenia i zapewnij gościom jak najlepszy komfort. Zadbaj również o obsługę i catering, by goście poczuli się jak we własnym biurze/domu. Określ program konferencji. Żadne spotkanie w większym gronie nie może być byle jak zorganizowane pod względem merytorycznym. Musisz wiedzieć o czym rozmawiać z ludźmi, jak długo trwać będzie analiza problemu i czy goście nie poczują się znużeni. Dobierz odpowiednich rozmówców, z którymi chciałbyś przeprowadzić konferencję. Zapraszanie nieodpowiednich osób może wpłynąć na złą i napiętą atmosferę, a także nie doprowadzić do powstania konkretnych i potrzebnych wniosków z rozmów. Dodatkowo nie zapomnij o indywidualnie dostosowanych zaproszeniach. Oszacuj wszelkie koszty i zapłatę dla gości. Uniknięcie kompromitacji związanej z nieopłaceniem personelu lub Sali, może wpłynąć na szacunek gości. Nie dopuść, aby zobaczyli oni w tobie nieporadnego organizatora, który nie poradził sobie z najbardziej banalnymi sprawami. Przygotuj się pod względem mentalnym, w zależności od tego, jaki ma to być rodzaj konferencji. Staraj się nie być spięty i traktować gości z szacunkiem oraz wedle zajmowanego przez nich stanowiska (ale wciąż na równi, by ktoś nie poczuł się gorszy).